KTT ASEAN ke-42
Labuan Bajo, Indonesia, 10-11 May 2023.
CASE STUDY
Teknologi Event di balik KTT ASEAN ke-42
Latar Belakang:
KTT ASEAN adalah badan pembuat kebijakan tertinggi di ASEAN (Association of Southeast Asian Nations). KTT ini terdiri dari para kepala negara atau pemerintahan dari seluruh negara anggota ASEAN yang bertujuan untuk mendorong kerja sama ekonomi dan keamanan di antara sepuluh anggotanya.
Tahun ini, KTT ASEAN ke-42 diselenggarakan di Labuan Bajo, Indonesia, pada 10–11 Mei 2023. KTT ini dipimpin oleh Joko Widodo, Presiden Republik Indonesia.
Peserta pertemuan mencakup para pemimpin dan perwakilan dari Kamboja, Laos, Malaysia, Filipina, Brunei Darussalam, Timor-Leste, Singapura, Thailand, dan Vietnam.
Para pemimpin ASEAN mengeluarkan berbagai pernyataan dan deklarasi bersama mengenai sejumlah isu, seperti pengembangan visi Komunitas ASEAN pasca-2025, pengembangan ekosistem kendaraan listrik regional, peningkatan konektivitas pembayaran regional, perlindungan pekerja migran dan anggota keluarganya dalam situasi krisis, inisiatif kesehatan, dan lain-lain.
Para pemimpin dunia yang berpartisipasi meliputi:
-
Joko Widodo, Presiden Indonesia dan Tuan Rumah
-
Hun Sen, Perdana Menteri Kamboja
-
Sonexay Siphadone, Perdana Menteri Laos
-
Anwar Ibrahim, Perdana Menteri Malaysia
-
Ferdinand Marcos Jr, Presiden Filipina
-
Sultan Hassanal Bolkiah, Sultan Brunei Darussalam
-
Taur Matan Ruak, Perdana Menteri Timor-Leste
-
Lee Hsien Loong, Perdana Menteri Singapura
-
Don Pramudwinai, Wakil Perdana Menteri Thailand
-
Pham Minh Chinh, Perdana Menteri Vietnam
Persiapan dan Pengujian:
Konferensi tingkat tinggi seperti KTT ASEAN membutuhkan peralatan dengan kualitas dan keandalan tertinggi. Congress Indonesia terpilih untuk menyediakan solusi menyeluruh yang mencakup mikrofon konferensi dan peralatan interpretasi.
Selama dua minggu pemasangan, Technical Producers dari Congress Indonesia memeriksa dan menguji konfigurasi mikrofon konferensi dan interpretasi secara teliti. Mereka memastikan setiap mikrofon sesuai dengan skema yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan posisi masing-masing pemimpin. Sepanjang periode tersebut, berbagai instansi pemerintah datang untuk menguji sistem, bahkan ada kunjungan mendadak dari Presiden Indonesia. Para technical producer tinggal di hotel tepat di seberang venue, sehingga mereka selalu berada dalam jarak dekat dan siap dipanggil untuk pengujian mendadak.
Mikrofon Konferensi:
Para pemimpin ASEAN berbicara menggunakan Bosch Dicentis Wired Conference Microphones. Perangkat ini menggunakan enkripsi yang diakui secara internasional serta teknologi keamanan berbasis standar terbuka, sehingga memberikan perlindungan terbaik terhadap akses tanpa otorisasi. Mikrofon ini juga memungkinkan audio digital uncompressed untuk langsung masuk ke dalam sistem, sehingga audio interpretasi tanpa latensi dapat diakses dengan mudah melalui unit tersebut.
Peralatan Interpretasi:
Para interpreter bekerja di ruangan terdekat dari sebuah remote interpreter hub. Hub tersebut dilengkapi delapan interpretation booth Audipack kedap suara yang sesuai standar ISO 4043:2016. Setiap interpreter, yang duduk di dalam booth, menggunakan Bosch Dicentis Interpreter Desk dan menerima tayangan langsung jalannya pertemuan melalui monitor yang terlihat dari jendela depan booth.
Bahasa:
Interpretasi simultan tersedia dalam 9 bahasa, yaitu: Inggris, Filipino, Indonesia, Khmer, Laos, Melayu (Malaysia), Melayu (Brunei), Vietnam, dan Portugis.
Setiap pemimpin dapat menggunakan headphone yang disediakan dan memilih bahasa yang diinginkan langsung dari layar sentuh mikrofon Dicentis. Untuk delegasi yang tidak memiliki akses ke mikrofon, disediakan receiver Bosch Integrus agar mereka juga dapat mendengarkan audio interpretasi.
Dengan peralatan ini, setiap peserta di ruangan—termasuk para pemimpin—dapat mendengarkan dan berbicara dalam bahasa mereka masing-masing, sehingga kelancaran komunikasi multibahasa sepanjang pertemuan terjaga.
Tantangan:
Logistik:
Setiap acara memiliki tantangan logistiknya sendiri, termasuk KTT Pemimpin Negara-Negara ASEAN. Labuan Bajo adalah pulau terpencil yang tidak dapat diakses melalui jalur darat dari kantor Congress Indonesia di Bali, sehingga seluruh peralatan harus dipersiapkan dan diberangkatkan dari jauh hari sebelum acara. Jumlah peralatan cadangan ditambah secara signifikan karena tidak memungkinkan untuk mengambil peralatan tambahan dalam waktu singkat. Langkah ini terbukti sangat membantu ketika jumlah peralatan yang dibutuhkan berubah-ubah, serta munculnya isu pencahayaan di menit-menit terakhir.
Perubahan tata ruang:
Tata letak ruangan berubah drastis dari hari pertama ke hari kedua. Pada hari kedua, ruang utama dibagi menjadi dua ruangan, dan seluruh meja diatur ulang. Mengetahui hal ini akan terjadi, teknisi Congress merencanakan penataan kabel yang fleksibel sehingga dapat menyesuaikan penataan kabel dengan berbagai posisi mikrofon. Perubahan tata letak harus dilakukan hanya dalam beberapa jam menjelang tengah malam, sehingga teknisi harus bergerak cepat dan siap. Perencanaan menyeluruh mengenai posisi radiator juga memastikan transisi yang cepat dan mulus, sambil mempertahankan kualitas sinyal yang optimal.
Keamanan:
Sebagai acara tingkat tinggi, keamanan merupakan aspek yang sangat menonjol. Militer dan pasukan pengawal presiden menempati hampir seluruh bagian gedung yang relatif kecil. Venue berada dalam kondisi lockdown selama kunjungan Presiden, termasuk saat gladi bersih. Tidak ada yang bisa keluar-masuk, sehingga seluruh peralatan, termasuk cadangan, harus berada di lokasi. Sinyal jamming juga selalu diaktifkan pada acara sepenting ini, yang bisa berpotensi mengganggu jalannya KTT. Komunikasi intensif antara tim Congress, tim venue, dan pengawal presiden sangat dibutuhkan untuk memastikan agar perangkat jamming diletakan pada lokasi yang tidak memengaruhi peralatan pada KTT ini.
Cakupan sinyal:
Tantangan terbesar dari setup KTT ini adalah pada ruangan itu sendiri. Dengan seluruh tirai terbuka, cahaya matahari yang berlebihan menghambat sistem inframerah. Tantangan ini semakin besar akibat adanya pencahayaan tambahan yang dipasang pada truss untuk mengimbangi cahaya dari jendela. Congress Indonesia mengatasi gangguan pencahayaan ini dengan menambah jumlah radiator lebih banyak dari rencana awal, menyesuaikan posisi dan sudut radiator, mengoptimalkan sinyal, dan secara efektif menghilangkan gangguan tersebut.
Hasil:
Hasil teknis dari KTT ASEAN ke-42 adalah pertemuan yang berjalan sukses dengan komunikasi yang lancar dan tanpa isu berarti.
“Tanpa komunikasi yang lancar, KTT tidak akan berjalan dengan baik. Hasil yang maksimal ini merupakan buah dari kolaborasi erat dengan semua vendor yang terlibat.”
- Paula Luciana, Event Producer - Congress Indonesia
“Dengan pengalaman kami dalam penyelenggaraan KTT G20 tahun lalu, kami sangat percaya diri dalam kemampuan kami untuk menangani ASEAN. Ini merupakan pengalaman luar biasa secara keseluruhan.”
- Adan Yogi, Operations Manager - Congress Indonesia
