KTT ASEAN Laos 2016
CASE STUDY
Room 2 – The 28th ASEAN Summit. Le Luong Minh, ASEAN Secretary.
Room 2: 11 Multi-media Conference Microphones were required, 2 Dome Cameras, floor mounted in the centre of the round table, 12 Audipack booths and Digital Infra-red radiators along with 200 Receivers.
The event was held at the Laos National Convention Centre (NCC) in Vientiane.
Room 2 – The 28th ASEAN Summit. Le Luong Minh, ASEAN Secretary.
Pertemuan Para Pemimpin ASEAN diadakan di Vientiane, Laos pada tanggal 6, 7, dan 8 September 2016. ASEAN, yaitu Perhimpunan Bangsa-Bangsa Asia Tenggara, didirikan pada tahun 1967 dan memiliki 10 negara anggota: Indonesia, Malaysia, Filipina, Singapura, Thailand, Brunei Darussalam, Vietnam, Laos PDR, Myanmar, dan Kamboja. Diselenggarakan setiap tahun oleh negara yang berbeda, negara-negara anggota bertemu pada tingkat administratif dan kementerian, yang berpuncak pada pertemuan para pemimpin negara.
Pada pertemuan para pemimpin negara, terdapat banyak sub-pertemuan. Para pemimpin ASEAN juga bertemu dengan para pemimpin dari Amerika Serikat, Tiongkok, Korea, Jepang, India, Australia, Selandia Baru, dan Perserikatan Bangsa-Bangsa. Pertemuan tersebut berpuncak pada KTT Asia Timur ke-11.
Congress Rental Ptd Ltd di Singapura memenangkan kontrak dengan pemerintah Singapura untuk menyediakan Peralatan Interpretasi untuk acara tersebut. Kontrak ini kemudian diperluas oleh Pemerintah Laos yang meliputi seluruh Mikrofon Konferensi, Dome Cameras, Audio, Visual, dan LED walls yang diperlukan untuk acara tersebut. Acara ini diselenggarakan di Laos National Convention Centre (NCC) di Vientiane.
Area Tanggung Jawab
Congress Rental bertanggung jawab atas 3 ruang rapat utama dan tidak mencakup upacara pembukaan serta penutupan. Di ruang-ruang tersebut, terdapat 20 pertemuan tingkat tinggi para pemimpin yang berlangsung selama 3 hari, sehingga membutuhkan banyak perubahan dan konfigurasi ulang ruangan. Perencanaan bersama Kementerian Laos memungkinkan perubahan besar pada ruangan dilakukan pada malam hari, sementara perubahan kecil dapat diterapkan dengan mudah melalui perencanaan tata letak ruangan. Peralatan dan staf diperoleh dari Congress Rental Network Partners untuk menyediakan solusi lengkap bagi klien.
Ruang 2 – KTT ASEAN ke-28 (Pleno)
Diselenggarakan pada 6 September. Hanya 11 Multi-media Conference Microphones yang dibutuhkan, 2 Kamera Kubah yang dipasang di lantai di tengah meja bundar, 12 bilik Audipack, serta radiator Infra-merah Digital beserta 200 penerima.
Ruang 2 – KTT Asia Timur ke-11 (Pleno)
Diselenggarakan pada 8 September. Dibutuhkan 18 Multi-media Conference Microphones, 2 Dome Cameras yang dipasang di lantai di tengah meja bundar, 12 interpretation booth Audipack, serta radiator Infra-merah Digital beserta 300 receivers.
Ruang 3 – ASEAN Interface dengan Parliamentary Assembly
Diselenggarakan pada 6 September. Dicentis Wireless Microphones dipilih untuk memungkinkan pergantian cepat di ruangan ini. Terdapat 12 interpretation booth dan 200 receiver, dengan radiator dipasang di atas booth untuk memaksimalkan ruangan pada lantai ruangan.
Ruang 3 – Pertemuan ASEAN dengan Negara-negara
Pertemuan-pertemuan ini berlangsung selama 3 hari, di mana setiap negara mengunjungi tuan rumah ASEAN dan membahas topik-topik yang menjadi kepentingan bersama. Antara 12 hingga 16 Multimedia Microphones dibutuhkan, mengikuti jumlah peserta rapat. Dua Dome Camera yang ditempatkan di tengah meja persegi berongga digunakan untuk menangkap gambar yang dikirimkan ke ruang pemantauan jarak jauh, beserta audio pada SEMUA saluran bahasa.
​
Ruang 4 – Retreat KTT ASEAN ke-29
Diselenggarakan pada 7 September. Acara ini memerlukan pengaturan kursi lounge agar para pemimpin dapat lebih santai. Oleh karena itu, Wireless Dicentis Microphones dengan stem sepanjang 450 mm digunakan untuk memastikan kualitas audio terbaik sekaligus memberikan kenyamanan maksimal bagi para pemimpin. Di ruangan ini terdapat 11 interpretation booth dan 200 receiver.
Ruang Pemantauan Pejabat Senior
Audio dalam semua bahasa dan video dari ketiga ruangan harus ditampilkan di satu ruang pemantauan. Hal ini menjadi sangat menantang karena jarak yang jauh antar-ruangan serta adanya larangan kabel untuk tidak terlihat di area publik. Dengan perencanaan yang matang, pengetahuan, dan keahlian, tugas rumit ini berhasil dikerjakan.
Bagian penting lainnya dari ruang pemantauan adalah memastikan slide penahan yang tepat, visual yang tepat, dan audio yang tepat ditampilkan pada waktu yang tepat, karena ruang-ruang rapat digunakan terus-menerus dan terkadang berlangsung secara paralel.
​
Dukungan
Di setiap ruangan, kami menempatkan staf khusus untuk menangani pengelolaan receiver. Mereka memastikan para delegasi mengetahui cara menggunakannya serta merapikan perangkat setelah setiap sesi.
Di Balik Layar
Banyak pekerjaan yang berlangsung di balik layar untuk acara seperti ini. Terdapat kontribusi peralatan dan staf dari perusahaan-perusahaan Congress Rental Network: Numthip di Thailand, AV Image dari Malaysia, dan Congress Rental Australia. Dorier Thailand juga memberikan dukungan untuk Audio, Visual, dan LED walls.
“Sejak pertama kali saya bertemu dengan tim Congress Rental, saya tahu bahwa saya berada di tangan yang tepat karena saya tahu mereka memiliki pengalaman dari KTT ASEAN sebelumnya. Sejak awal, mereka dapat memberi saran kepada saya mengenai cara terbaik untuk konfigurasi ruangan, tata letak, dan pergantian ruangan, dan saya merasa kolaborasi mereka dengan saya sangat berharga. Selama persiapan dan sepanjang acara berlangsung, mereka terus memberi saya informasi lengkap mengenai apa yang terjadi sehingga saya dapat fokus pada aspek protokol acara.”
“Peralatan Bosch berada dalam kondisi sangat baik dan terasa seperti baru. Timnya sendiri berpenampilan rapi, sopan, dan berpengetahuan luas. Seluruh acara berlangsung dengan sangat sempurna. Saya dengan sepenuh hati merekomendasikan Congress Rental untuk acara ASEAN mendatang.”
Khambou Thammavong, Kementerian Luar Negeri Laos