KTT ASEAN ke-44 dan ke-45 serta KTT Terkait 2024
Ringkasan Eksekutif
Congress Rental ditunjuk sebagai kontraktor utama untuk KTT ASEAN ke-44 dan ke-45 di Vientiane, Laos, dengan menyediakan produksi AV lengkap serta solusi interpretasi simultan untuk acara diplomatik tingkat tinggi ini. Dengan pemberitahuan kurang dari 30 hari, tim Congress berhasil mengatasi tantangan logistik, lingkungan, dan teknis yang kompleks untuk menghadirkan komunikasi multibahasa yang mulus di berbagai lokasi—memastikan pengalaman yang sempurna bagi para kepala negara dan menteri senior dari seluruh negara anggota ASEAN.
Ringkasan Permintaan Klien
KTT ASEAN merupakan momen penting dalam diplomasi regional, yang mendorong integrasi politik, ekonomi, dan sosial-budaya di kawasan Asia Tenggara. KTT ASEAN ke-44 dan ke-45 beserta KTT Terkait, yang diselenggarakan di Vientiane, mempertemukan para kepala negara dan menteri senior dari seluruh negara anggota ASEAN dengan tema Enhancing Connectivity and Resilience.
Untuk memastikan keberhasilan pertemuan diplomatik tingkat tinggi ini, Kementerian Luar Negeri Lao PDR membutuhkan mitra yang berpengalaman dan andal untuk mengelola layanan AV, interpretasi simultan, dan dukungan teknis di berbagai lokasi acara. Congress Rental pun ditunjuk sebagai kontraktor utama, yang bertanggung jawab menyediakan solusi audiovisual dan interpretasi yang komprehensif dan siap pakai.
Solusi Kami
Congress Rental menyediakan layanan produksi dan interpretasi lengkap untuk seluruh ruang pertemuan tingkat tinggi di National Convention Centre. Congress Rental mengelola setiap aspek layanan audiovisual dan interpretasi—mulai dari desain, logistik, koordinasi, hingga pelaksanaan di lokasi. Hal ini memastikan komunikasi yang tidak terputus selama sesi pleno, pertemuan bilateral, dan konferensi pers.
Untuk memenuhi permintaan klien, dibutuhkan perencanaan strategis, kemampuan beradaptasi secara real-time, dan eksekusi yang presisi. Congress Rental memfasilitasi dialog multibahasa dengan interpretasi simultan hingga sepuluh bahasa per sesi, mendukung berbagi konten secara mulus di berbagai zona, serta menjaga keandalan sistem dalam lingkungan yang dinamis dan berkeamanan tinggi. Sebuah tim internasional beranggotakan 25 orang bekerja bersama mitra lokal untuk memastikan kualitas dan komunikasi yang efektif sepanjang rangkaian acara.
Tantangan dan Solusi
Transmisi Sinyal Jarak Jauh dengan Pembatasan Keamanan
Salah satu tantangan teknis terbesar adalah mentransmisikan sinyal AV sejauh 200 meter antara ruang konferensi utama dan ruang pemantauan. Karena protokol keamanan yang ketat, seluruh jalur kabel harus memperoleh izin sebelumnya dan tidak boleh melewati zona terproteksi.
Untuk menjaga kualitas optimal dan memenuhi kebutuhan bandwidth tinggi selama acara, Congress Rental menerapkan backbone serat optik yang kuat dengan sistem redundancy, melakukan konversi dan rekonstruksi ulang video, serta hingga 30 saluran audio untuk memastikan transmisi sinyal yang sempurna. Redundancy disiapkan untuk memastikan kontinuitas jika terjadi penurunan atau gangguan sinyal.
Risiko Lingkungan dan Struktural pada Jalur Kabel
Cuaca Vientiane yang tidak dapat diprediksi, terutama risiko banjir, ditambah dengan tata ruang venue, menciptakan tantangan signifikan bagi pemasangan kabel yang aman dan andal.
Congress Rental melakukan inspeksi lokasi secara menyeluruh untuk menentukan jalur kabel yang berada di atas zona rawan banjir, kemudian memasang pelindung kabel yang diperkuat serta titik jangkar untuk melindungi koneksi yang rentan dari kelembaban, lalu lintas orang, dan pergerakan struktural.
Garis Waktu yang Sangat Singkat
Meskipun konfirmasi resmi diterima kurang dari 30 hari sebelum KTT, Congress Rental berhasil memobilisasi staf, peralatan, dan pengiriman untuk memenuhi tenggat waktu, dan sebagai hasilnya menyediakan layanan kelas dunia tanpa kompromi.
Menyadari tingginya kemungkinan penunjukan, Congress Rental telah memulai koordinasi logistik dan sumber daya bahkan sebelum konfirmasi formal diberikan. Pendekatan proaktif ini, dipadukan dengan jaringan inventaris global dan ekosistem mitra Congress Rental, memungkinkan mobilisasi staf, peralatan, dan pengiriman tanpa penundaan. Hasilnya adalah pelaksanaan konferensi kelas dunia dalam fast-tracked timeline.
Hasil Akhir
Congress Rental berhasil memberikan layanan produksi menyeluruh untuk 15 pertemuan diplomatik tingkat tinggi, memungkinkan komunikasi real-time untuk lebih dari 500 delegasi, termasuk para kepala negara dan menteri senior dari seluruh 10 negara anggota ASEAN. Lebih dari 30 saluran audio dikelola dan didistribusikan dengan sempurna di ruang pleno dan area pemantauan jarak jauh, dengan interpretasi simultan hingga 10 bahasa per sesi.
Dengan waktu persiapan kurang dari 30 hari, Congress Rental dengan cepat memobilisasi tim berisi 25 spesialis di lokasi. Tim tersebut berhasil menangani logistik lintas negara yang mencakup tiga negara dan memasang lebih dari 1.000 meter jalur kabel yang aman di seluruh venue—memastikan transmisi sinyal yang terlindungi di tengah pembatasan keamanan dan tantangan lingkungan.
Proyek ini diselesaikan tepat waktu dan tanpa gangguan, dengan seluruh sistem beroperasi pada kapasitas penuh sepanjang rangkaian acara selama satu minggu. Kinerja Congress Rental semakin memperkuat reputasinya sebagai mitra tepercaya untuk konferensi internasional yang memiliki tantangan besar dan KTT kenegaraan.
“Pelaksanaan acara oleh Congress Rental berlangsung sangat mulus dari awal hingga akhir. Mereka bekerja dengan profesionalisme, presisi, dan kemampuan beradaptasi penuh—menghadapi setiap tantangan tanpa mengorbankan kualitas. Pekerjaan mereka memberikan kontribusi penting bagi keberhasilan KTT tersebut.”
